עמותה נמדדת לא רק במטרות שהיא מקדמת, אלא גם ביכולת שלה להוכיח שהיא מתנהלת נכון. אישור ניהול תקין הוא שער הכניסה לתמיכות ממשלתיות, למכרזים ולאמון של תורמים, ודי בדוח שמוגש באיחור או בהנהלת חשבונות לא מסודרת כדי לסכן אותו. רואה חשבון לעמותה מסייע להבטיח התנהלות פיננסית תקינה ועמידה בכל דרישות הרגולציה. אלי יעקבי, רואה חשבון עם ניסיון של למעלה משני עשורים בישראל ובארצות הברית, מלווה עמותות, מלכ״רים וחברות לתועלת הציבור לאורך כל השנה: מהביקורת השנתית ועד קבלת אישור הניהול התקין, כולל היבטים ייחודיים של עמותות עם תורמים אמריקאים.
בשונה מעסק רגיל, עמותה מחויבת בשקיפות מלאה כלפי הציבור, כלפי התורמים וכלפי רשם העמותות. ההתנהלות הכספית שלה נבדקת מדי שנה, ורואה חשבון מבקר הוא לא מותרות אלא חלק מהחוק. רואה חשבון לעמותות מבטיח שהדוחות מדויקים, שהדיווחים מוגשים במועד, ושמירת אישור הניהול התקין נשמרת שנה אחרי שנה. בלי זה, גם עמותה עם מטרות ראויות עלולה למצוא את עצמה מחוץ למקורות המימון.
החובה רחבה, ובחלק מהמקרים היא מוחלטת:
ליווי עמותה נכון מתחיל הרבה לפני עונת הדוחות. זו מעטפת שמלווה את הארגון לאורך כל השנה, כדי שבסוף היא לא תיאלץ "לרוץ" אחרי המסמכים.
הכנה וביקורת של הדוחות הכספיים השנתיים בהתאם לכללי החשבונאות החלים על מלכ״רים, כך שהם עומדים בדרישות רשם העמותות ובציפיות של תורמים ורשויות.
לצד הדוח הכספי, עמותה מגישה דוח מילולי שמתאר את פעילותה. המשרד מכין את שני הדוחות ומגיש אותם במועד, כדי למנוע עיכובים שפוגעים בניהול התקין.
אישור הניהול התקין הוא הנכס החשוב ביותר של העמותה מול המערכת הציבורית. המשרד בונה את התיק, מוודא עמידה בכל הקריטריונים ומלווה מול רשם העמותות עד קבלת האישור.
הנהלת חשבונות של עמותה שונה מזו של עסק: יש לייחד הוצאות לפרויקטים, לעקוב אחר תרומות ייעודיות ולהפריד בין פעילויות. המשרד בונה מערך רישום שמדבר בשפה של רשם העמותות ושל התורמים.
טיפול בדיווחים השוטפים – ניכויים, מע״מ מלכ״רים במקרים הרלוונטיים, ודיווח למס הכנסה על מוסד ציבורי – כך שהעמותה נשארת מסודרת מול כל הגורמים במקביל.
לארגונים בתחילת הדרך, המשרד מלווה את שלב ההקמה: בניית מבנה כספי נכון, פתיחת התשתית החשבונאית והיערכות מוקדמת לקראת אישור הניהול התקין הראשון.
עמותות שמגייסות בארה״ב נדרשות לטפל בטפסי W-8 ו-W-9, בדרישות של תורמים אמריקאים ובמעמד 501(c)(3). כאן הרישיון האמריקאי של אלי יעקובי נותן יתרון אמיתי: מענה תחת קורת גג אחת לשתי המערכות.
כך נראה ליווי מסודר של עמותה לאורך שנת פעילות:
1
פגישה שבה ממפים את מבנה העמותה, מקורות ההכנסה, התמיכות והמצב מול רשם העמותות ומול הרשויות.
2
בניית מערך הנהלת חשבונות שמתאים לעמותה, כולל ייחוד הוצאות לפרויקטים ומעקב אחר תרומות ייעודיות.
3
טיפול בדיווחים החודשיים והתקופתיים לרשויות, כדי שבסוף השנה הכל מוכן ומדויק.
4
ביקורת הדוחות הכספיים, הכנת הדוח המילולי והגשתם לרשם העמותות במועד.
5
ליווי מול רשם העמותות, טיפול בהשלמות ובקרה שוטפת שהאישור נשמר משנה לשנה.
אישור הניהול התקין ניתן על ידי רשם העמותות ומעיד שהעמותה מתנהלת כשורה בהיבט הכספי, המנהלי והמשפטי. אלה הנקודות שקובעות אם מקבלים אותו:
עמותה שמחזור פעילותה חוצה את הסף שנקבע בחוק העמותות חייבת ברואה חשבון מבקר שיבקר את דוחותיה הכספיים. גם עמותות קטנות יותר נדרשות לכך בפועל כשהן מבקשות אישור ניהול תקין או ניגשות לתמיכות ומכרזים.
מנהל החשבונות רושם את הפעולות השוטפות. רואה החשבון המבקר בוחן את הדוחות באופן בלתי תלוי, מאשר שהם משקפים נכונה את מצב העמותה ומגיש חוות דעת שנדרשת מול רשם העמותות והרשויות.
התהליך תלוי בעיקר במידת הסדר של העמותה. עמותה שמנהלת ספרים תקינים ומגישה דוחות במועד יכולה לקבל אישור בצורה חלקה, בעוד עמותה עם פערים תצטרך זמן להשלמות. ליווי מוקדם מקצר משמעותית את הדרך.
כן. זו אחת ההתמחויות הייחודיות. הרישיון האמריקאי מאפשר לטפל במקביל בדרישות התורמים האמריקאים, בטפסי W-8 ו-W-9 ובמעמד 501(c)(3), לצד הדיווח בישראל.
דווקא בהקמה כדאי להתחיל נכון. בניית תשתית חשבונאית מסודרת מהיום הראשון חוסכת תיקונים יקרים בהמשך ומאפשרת לקבל את אישור הניהול התקין הראשון בלי מכשולים.
איחור חוזר עלול לפגוע באישור הניהול התקין, ובעקבותיו בזכאות לתמיכות ולמכרזים. לכן חשוב לעבוד עם לוח זמנים ברור ולהיערך מראש, ולא לחכות לרגע האחרון.
לתיאום פגישה ולקבלת פרטים נוספים :
